Sinds 1 januari 2026 is factureren tussen Belgische bedrijven ingrijpend veranderd. Een pdf mailen volstaat niet meer: facturen aan andere btw-plichtige ondernemingen moeten als gestructureerde e-factuur vertrekken, in de praktijk via het Peppol-netwerk. De tolerantieperiode van de overheid liep af op 31 maart 2026. Ben je nog niet (helemaal) mee? In dit artikel lees je wat er veranderd is, voor wie het geldt en hoe je in een paar stappen in orde bent.
Wat is Peppol?
Peppol is een Europees netwerk waarlangs facturatie- en boekhoudsoftware facturen rechtstreeks naar elkaar sturen. Je vertrekt niet meer van een pdf, maar van een gestructureerd bestand: elk gegeven (klant, bedrag, btw, vervaldag) staat op een vaste plaats. De software van je klant leest de factuur meteen in, zonder overtypen.
Je sluit niet zelf aan op het netwerk. Dat doet je facturatiesoftware via een zogenaamd access point. Je onderneming is op Peppol herkenbaar aan je ondernemingsnummer, zodat anderen je kunnen vinden en facturen kunnen sturen.
Wat is er veranderd sinds 1 januari 2026?
- Versturen: facturen aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten een gestructureerde e-factuur zijn. Een pdf in een mail geldt voor die facturen niet meer als geldige factuur.
- Ontvangen: je moet zelf ook e-facturen kunnen ontvangen. De verplichting werkt in twee richtingen.
- Standaard: Peppol is het standaardnetwerk. Andere kanalen mogen enkel als jij en je klant dat uitdrukkelijk afspreken.
Voor facturen aan particulieren en aan buitenlandse klanten verandert er voorlopig niets. Leveranciers van de overheid werkten al langer met e-facturen.
Voor wie geldt de verplichting?
De regel geldt voor alle ondernemingen die in België btw-plichtig zijn, voor hun facturen aan andere Belgische btw-plichtigen. Dat zijn onder meer:
- zelfstandigen in hoofd- en bijberoep, vennootschappen en vrije beroepen met een btw-nummer;
- kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling (omzet onder €25.000): ook al rekenen ze geen btw aan, ze blijven btw-plichtig;
- vzw’s, voor hun belastbare activiteiten;
- Belgische vestigingen van buitenlandse ondernemingen.
Er zijn uitzonderingen. Ze gelden onder meer voor ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde activiteiten verrichten (artikel 44 van het Btw-Wetboek, zoals bepaalde medische of onderwijsactiviteiten), ondernemingen onder het forfaitaire btw-stelsel, failliete ondernemingen en buitenlandse ondernemingen zonder vaste vestiging in België. Twijfel je? De overheid heeft een eigen infosite op efactuur.belgium.be, en je boekhouder kan je situatie snel bevestigen.
Wat als je niet in orde bent?
Tijdens de eerste drie maanden van 2026 gaf de FOD Financiën geen boetes aan ondernemingen die konden aantonen dat ze zich tijdig en redelijk hadden voorbereid. Die tolerantieperiode is voorbij. Wie nu nog pdf-facturen stuurt naar Belgische bedrijven, riskeert boetes die bij herhaalde overtredingen oplopen van €1.500 tot €5.000.
Daarnaast is er het praktische risico: steeds meer klanten verwerken enkel nog e-facturen. Een pdf kan dus gewoon blijven liggen, en daarmee ook je betaling.
Zo ben je in orde, in vier stappen
1. Kies software die Peppol ondersteunt
De meeste facturatie- en boekhoudpakketten versturen en ontvangen intussen via Peppol, bijvoorbeeld Billit. Let erop dat je pakket ook ontvangen ondersteunt, en dat inkomende facturen bij je boekhouder terechtkomen.
2. Registreer je onderneming op Peppol
Dat gebeurt via je software, meestal met een paar klikken. Daarna ben je vindbaar op basis van je ondernemingsnummer. In de openbare Peppol Directory kan je controleren of je registratie gelukt is, en of je klanten er al op staan.
3. Breng je klantgegevens op orde
Een e-factuur vertrekt naar het btw- of ondernemingsnummer van je klant. Zorg dus dat je van elke zakelijke klant het juiste nummer hebt. Een fout nummer is de meest voorkomende reden waarom een e-factuur niet aankomt.
4. Koppel je facturatie aan de rest van je zaak
Hier zit de echte tijdswinst. Als je facturen vertrekken vanuit hetzelfde systeem waarin je klanten, afspraken en betalingen zitten, typ je niets meer over. Een klant betaalt, en de factuur wordt automatisch aangemaakt en verstuurd.
Zo doe ik het voor mijn klanten: met de Billit-koppeling wordt elke voltooide betaling automatisch een Peppol-factuur. Heeft je klant geen btw-nummer, dan vertrekt er een correcte factuur per e-mail. De koppeling zit inbegrepen in het alles-in-één abonnement; je hebt wel een eigen Billit-account nodig.
Een fiscaal voordeel dat je niet wil missen
Zelfstandigen, vrije beroepen en kleine vennootschappen kunnen abonnementskosten voor facturatiesoftware en advieskosten voor de overstap naar e-facturatie aan 120% inbrengen als beroepskost. Die verhoogde kostenaftrek geldt voor kosten van 2024 tot en met 2027. Vraag je boekhouder of jouw pakket in aanmerking komt.
Wat komt er nog?
De overheid werkt aan een volgende stap: e-reporting. Volgens de huidige plannen worden de gegevens van je e-facturen vanaf 2028 vrijwel meteen ook aan de btw-administratie doorgegeven, via hetzelfde Peppol-netwerk. Dat staat voorlopig in een wetsontwerp. Wie nu al correct via Peppol factureert, staat er dan klaar voor.
Veelgestelde vragen
Mag ik nog een pdf-factuur mailen?
Aan particulieren en buitenlandse klanten wel. Aan Belgische btw-plichtige ondernemingen niet: daar geldt de pdf niet meer als factuur. Je mag er wel een pdf als bijlage of leesversie bij sturen.
Moet ik ook Peppol-facturen kunnen ontvangen?
Ja. De verplichting geldt voor versturen én ontvangen. Je leveranciers moeten je dus via Peppol kunnen bereiken.
Wat als mijn klant nog niet op Peppol staat?
Dan is je klant zelf nog niet in orde, want ook ontvangen is verplicht. Wijs hem erop. Hoe je zo’n factuur in tussentijd correct afhandelt, bespreek je best met je boekhouder.
Ik heb weinig klanten. Geldt dit ook voor mij?
Als je btw-plichtig bent en factureert aan andere Belgische ondernemingen: ja, ook bij één factuur per jaar. Ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen val je eronder.
Dit artikel geeft een algemeen overzicht op basis van de informatie van de FOD Financiën (oktober 2026). Voor je eigen situatie vraag je best advies aan je boekhouder.